Ce carnet est prévu pour permettre à la « responsable de la soirée » de communiquer des informations à la responsable de la soirée suivante , qui à son tour, reportera les informations utiles concernant les soirées à venir.

Le carnet est également utilisé pour l’inscription des achats à prévoir.

• La « responsable de la planification » prendra soin, à la fin de son mandat hebdomadaire, de relever les informations qui doivent être transmises à qui de droit et fera « remonter » l’information au comité en cas de besoin. Dans certaines situations, une note mentionnée dans le classeur comité peut suffire.
• La personne responsable des achats consultera régulièrement le « carnet de transmission » pour les achats et elle complètera la liste en faisant son propre contrôle, et sera ainsi en mesure de procéder à l’acquisition du petit matériel tel que : gants, papier-ménage, sacs à poubelle, sirop, gobelets, café, feutres indélébiles, sucre pour les confitures etc…
• Pour un achat en urgence, le chauffeur peut s’arrêter au magasin durant sa tournée. Les tickets de caisse doivent être signés et mis dans la caisse (voir ci-dessus). La responsable de la soirée ou la responsable des finances du soir procédera au remboursement des frais en précisant sur le ticket « payé » et en passant une écriture dans le cahier de caisse.
• Le compte à la Librairie des Franches-Montagnes peut être utilisé exclusivement par un membre du comité ou par la responsable des petites fournitures ou le responsable technique.