Guide Pratique

Petit guide pratique de conseils, d’informations et de consignes pour les bénévoles

Le présent document propose à chaque bénévole[1]  d’avoir la possibilité de se référer, en tout temps, à un petit guide de référence. Ce dernier sera adapté et mis à jour en fonction des réalités et observations du terrain.

Les conseils  et les consignes  seront disponibles  sur le site internet de l’association et dans un classeur « petit guide pratique et descriptif de fonctions ».

Tout en respectant le cadre posé par le présent guide, le Comité invite les personnes à s’organiser sur le mode de la confiance et de l’initiative personnelle.

Les consignes et conseils sont à considérer comme une référence de base à mettre en œuvre avec « bon sens », en fonction du déroulement des activités de tri et de distribution.

Afin de proposer un cadre clair et rassurant, une personne assume le rôle de responsable de soirée ; elle  est la personne de référence lors des soirées de tri et de distribution.

Pour favoriser le bon fonctionnement des soirées, les choix particuliers ou les exceptions sont discutés avec elle. Les décisions utiles qu’elle prend sont signalées dans le « carnet de transmission ».

D’une manière générale, il convient de distinguer les conseils et  informations pratiques  qui laissent une marge d’appréciation, tandis que les consignes sont à respecter de manière complète.

[1] Le genre féminin est utilisé pour alléger la lecture du texte et il comprend naturellement le genre masculin.

1. Le tri des denrées alimentaires les soirs sans vente

La responsable de la soirée procédera au contrôle de l’infrastructure avec une température de +5 degrés maximum pour les frigos et de -18 degrés minimum pour les congélateurs.

  • Le tableau « relevé des températures – Frigos-Congélateurs » doit être rempli à chaque soirée. Les thermomètres et le tableau prévu pour quatre semaines, se trouvent dans le meuble « secrétariat ».
  • Avant l’arrivée des transporteurs lors de la première tournée, les bénévoles profiteront du temps d’attente pour systématiquement recontrôler les denrées de la veille (état visuel et dates de consommation).

Ce temps disponible peut aussi être mis à profit pour le nettoyage des installations (compléter la liste de contrôle à cet effet), le tri des déchets ou…..pour tranquillement boire un café.

  • A l’arrivée des transporteurs, la priorité sera donnée aux produits réfrigérés :
    • La date de consommation du jour « à consommer jusqu’au» doit être systématiquement contrôlée (plusieurs produits identiques pouvant avoir des dates différentes; chaque produit doit donc être contrôlé séparément).
    • Si le produit est daté du jour, il sera congelé (entourer la date d’un cercle au feutre indélébile, suivi de la lettre C (comme congelé), ceci à l’exception des produits suivants qui ne peuvent pas être congelés :
      • Les produits laitiers, exception faite des fromages et de la mozzarella qui peuvent être congelés;
      • Les produits ayant déjà été congelés (vérifier l’étiquette qui le stipule). En cas de doute, déposer le produit dans la marchandise en faveur de l’AJAM.

Les produits que nous congelons doivent toujours être distribués sous forme de produits congelés.

Il appartient aux clients de les décongeler chez eux.

Nous ne distribuons en aucun cas des produits que nous aurions au préalable décongelés dans notre local Au P’tit Plus.

  • Les légumes et les fruits seront ensuite triés selon le « libre arbitre » des personnes de manière à privilégier les produits qui sont susceptibles d’être conservés jusqu’à la vente du lendemain.

Le solde sera réparti :

  • pour l’AJAM (produits propres à la consommation immédiate);
  • pour la « récupération », soit sous forme de nourriture pour les animaux, soit en compost, selon les directives du responsable « récupération « ;
  • pour les bénévoles de la soirée qui connaissent un paysan ou un éleveur et qui pourront, en accord avec le responsable « récupération » ou la responsable de soirée prendre le pain et/ou la salade
  • Lors d’un arrivage d’une grande quantité de fruits particulièrement mûrs, la responsable de la soirée peut prendre l’option de les remettre à une personne bénévole qui propose de faire des confitures. Une liste de personnes susceptibles de faire des confitures est à disposition dans le classeur « consignes » de même que la marche à suivre pour l’étiquetage de ces produits. La responsable peut aussi prendre la décision de congeler le lot de fruits en inscrivant la date de mise en congélation sur l’emballage.
  • Les produits de boulangerie seront répartis en lots pour la vente du lendemain :
    • Deux caisses de pain peuvent rester fraîches durant 24 heures (tresses, pains aux céréales, pains de seigle, pains complets, etc…)
    • Le solde sera réparti entre l’AJAM (quatre caisses suffisent à l’AJAM) et la réserve pour les animaux conformément aux directives du responsable de la « récupération ».
    • La congélation du pain doit être limitée pour une question de place et on congèlera les produits particuliers peu habituels dans l’assortiment du pain frais. Un tableau explicatif pour distinguer le compost de la nourriture pour les animaux (poules, lapins, chevaux, etc.) figure au-dessus du frigo rouge.

En fonction de la quantité de pain ramené au local et de notre volonté d’éviter le gaspillage, les bénévoles présentes ont exceptionnellement la possibilité de choisir avant le tri un ou deux pains frais pour leur consommation personnelle. Cette possibilité est limitée aux seuls produits boulangers.

2. Le tri des denrées alimentaires les soirs de vente

  • La priorité sera donnée aux produits réfrigérés:
    • La date de consommation du jour « à consommer jusqu’au… » doit être systématiquement contrôlée (plusieurs produits identiques peuvent avoir des dates différentes).
    • Si le produit est daté du jour ou si la mention « à consommer de préférence  avant le…» n’est pas dépassée de 7 jours, il sera déposé dans le frigo ouvert (frigo de vente).
    • En cas de grandes quantités de produits identiques, le surplus sera conservé dans le frigo vitré ; il s’agit de constituer des réserves pour la vente du soir et/ou des réserves de produits potentiellement congelables en fin de vente.
    • Attention, si la date est déjà dépassée et si le produit visuellement ne semble pas parfaitement frais ou que la chaîne du froid n’a pas été respectée à notre niveau, ces produits ne peuvent pas être mis en vente.

Les bénévoles présentes peuvent se partager les produits dont la date de consommation est légèrement dépassée, toutefois cette démarche est à leur risque.

  • Les légumes et les fruits sont triés de manière à proposer à la vente les produits les mieux conservés.
    • Le solde sera réparti en caisses de réserve, disposée sur des chariots à roulettes, sous la table de présentation ou en aliments pour les petits aninaux ou pour le compost.
    • Lors de l’arrivée de la seconde tournée provenant du Noirmont ou des Breuleux, la prorité sera donnée aux produits réfrigérés qui alimenteront le frito de vente ou le frigo vitré.
    • Les responsables de rayons prendront contact avec le chauffeur afin d’être approvisionnés en fonction de leurs besoin, au fure et à mesure de l’évolution de la vente.
  • La nourriture restante sera triée de la manière suivante :
    • les produits frais correctement datés seront congelés, à l’exception des produits ayant été déjà congelés (vérifier l’étiquette qui le stipule).
  • Les fruits et les légumes particulièrement en bon état sont conservés (en partie selon le nombre) pour la prochaine vente.
  • Le solde de la nourriture vendable sera remis à notre dernier client du soir, soit l’AJAM, en prenant en considération que deux caisses de pains semblent être un maximum à mettre à disposition de l’association.

A la fin de la vente, les bénévoles non clientes pourront, en fonction de la quantité de pain restant, choisir un ou deux pains frais pour leur usage personnel.

Cette possibilité est limitée aux seuls produits de boulangerie et vise à éviter de devoir jeter du pain.

3. Consignes générales pour les soirs de vente et sans vente

Attention, si la date des produits est déjà dépassée et si le produit ne paraît pas « au coup d’œil » parfaitement frais ou que la chaîne du froid n’a pas été respectée à notre niveau, les produits ne peuvent pas être mis en vente.

Seuls les bénévoles présentes peuvent prendre le risque de se partager les produits dont la date est « légèrement » dépassée.

4. Les responsabilités du chauffeur

En préambule, il convient de préciser que tout nouveau chauffeur doit prendre connaissance du règlement d’utilisation du véhicule de livraison ; il en accepte toutes les modalités, sans réserve aucune, en apposant sa signature sur le document concerné.

D’une manière générale, lorsqu’il va chercher la marchandise, le chauffeur visionne globalement la marchandise et essaie de la répartir au mieux dans le véhicule. Il s’organise de manière à pouvoir rapidement décharger les produits réfrigérés et d’avoir une première idée de ce qu’il peut proposer aux différents « responsables de rayon » durant la vente.

Si le chauffeur rencontre un problème technique avec le bus, il prend le soin d’avertir rapidement  notre responsable. Il est également la personne de référence pour toute autres informations concernant le véhicule. Il peut ainsi mettre à disposition des document relatifs à l’entretien et au nettoyage du véhicule.

Le chauffeur est responsable de son véhicule. En cas de forces majeures (par exemple pluie givrante ou routes difficilement praticables), il peut renoncer à assurer la totalité ou une partie de la tournée. On peut imaginer comme possibilité l’usage exceptionnel d’un véhicule privé mieux équipé, mais il n’y a aucune obligation à organiser une alternative. Si le chauffeur devait renoncer à tout ou partie de la tournée, il prend contact avec les magasins concernés pour les tenir informés de la situation ; ces contacts sont menés dans la mesure du possible le soir même ou au plus tard le lendemain matin.

No de téléphones :

Coop Le Noirmont : 032 / 344 36 80
Coop Les Breuleux : 032 / 344 36 70
Boulangerie Ris & Veron  : 032 / 953 12 31

Organisation de son activité :

  • Lorsque le chauffeur est responsable de l’ouverture des locaux, il s’organise pour aller chercher le bus au garage un peu plus tôt, de manière à pouvoir être sur place pour accueillir ses collègues du jour.
  • Au début de son activité, le chauffeur complète la fiche « tableau de bord véhicule IVECO» qui se trouve dans le classeur de la boîte à gants du véhicule.
  • A la fin de son engagement, en plus de l’indication du compteur kilométrique, il signalera dans la rubrique « État du véhicule » les éventuels dommages constatés pendant le transport effectué.
  • Lors des ventes décentralisées, le chauffeur s’en réfère aux consignes particulières.

Organisation des tournées :

  • En principe, la tournée à Saignelégier se fait en deux temps, avec l’ordre suivant proposé : Migros et ensuite Coop de manière à permettre aux bénévoles de commencer rapidement leur travail de tri.
  • A son retour de sa tournée à Saignelégier, le chauffeur est attentif à compléter la « feuille statistiques » des caisses reçues.
  • La seconde tournée en direction du Noirmont et des Breuleux se fera, en principe, uniquement avec le chauffeur. Il prendra deux caisse grises et quatre plaques réfrigérantes en cas d’échanges standards avec ce qui est remis.
    • Le chauffeur commence sa deuxième tournée par la Boulangerie Ris & Veron, puis par la Coop du Noimont (porte arrière côté « Balance municipale ») pour se rendre ensuite à la Coop des Breuleux (porte latérale côté parking.
    • S’il arrive avant que la marchandise ne soit déposée à l’extérieur, il annonce sa présence à l’interphone (chez Ris & Veron, heurter sur la porte et être attentif que mercredi est jour de fermeture.
  • Le chauffeur peut décider d’inverser la tournée en commençant par Les Breuleux ; cette option est particulièrement indiquée le samedi et il est ainsi possible de passer chez Ris & Veron, qui est encore ouvert lors de notre passage, en toute fin de tournée.
  • Au retour de cette seconde tournée, le chauffeur est attentif à ne pas oublier de remplir la « feuille de statistique » et de remettre en place le classeur.

Organisation particulière pour le vendredi et le jeudi soir :

  • le vendredi soir, afin de gagner un peu de temps, il est proposé au chauffeur d’inverser le sens des tournées et de s’organiser en fonction des conditions de la route, afin d’être en mesure de revenir des Breuleux à l’heure à laquelle ses collègues commencent leur travail.
  • Il est proposé au chauffeur du jeudi soir d’équiper le véhicule des caisses isolantes et des plaques réfrigérantes avant de le mettre au garage.

Nombres de caisses à rendre et chargement des caisses :

  • le chauffeur définit en discutant avec le personnel présent du nombre de caisses à ramener et il est attentif à tenir à jour la « feuille statistiques » de la semaine qui se trouve dans le classeur du même nom.
  • Il chargera dans le bus l’ensemble des caisses à rendre avec l’aide de son collègue aide-chauffeur. Il ajoutera éventuellement le « sac des déchets plastiques » à remettre à la Migros

Déchargement et mise à disposition de la marchandise : dans un premier temps, seuls les produits réfrigérés sont apportés au magasin. Le solde peut rester en attente dans le bus ou dans l’allée de la réserve de chaises. En fonction des besoins, le chauffeur proposera la marchandise de réserve aux responsables des différents rayons du magasin. Pendant la vente, le chauffeur se met à disposition pour aider soit à la vente ou à la réception. En fin de vente, il terminera de vider le bus (à l’exception du jeudi soir, soirée durant laquelle il l’équipera comme précisé ci-dessus au point relatif à l’organisation du vendredi et du jeudi.

5. Les descriptifs de fonctions

a. La responsable de soirée

Afin de faciliter l’organisation des activités et de favoriser une bonne ambiance de travail, il a été décidé de prévoir un poste de responsable de soirée. Cette dernière peut occuper tous les postes de travail, y compris les responsabilités de chauffeur.

Les missions de la responsable de soirée sont les suivantes :

  • Prendre en charge en principe une soirée par semaine et veiller au bon fonctionnement général de la soirée en se tenant à disposition des bénévoles. La responsable de soirée est inscrite avec le sigle « RS » dans l’agenda.
  • Transmettre aux bénévoles les informations nécessaires au bon déroulement de la soirée et les tenir informées des dernières informations utiles à leur travail.
  • Etre à la disposition des bénévoles en étant à leur écoute, en prenant en considération leurs questions, remarques et propositions. Il s’agit de favoriser la communication entre les bénévoles et l’équipe de la soirée. La responsable de soirée s’implique de manière adaptée en fonction des besoins qui évoluent selon les équipes et les soirées de tri ou de vente. En cas de nécessité ou de situations complexes, veiller à informer la responsable de planification ou le responsable organisationnel.
  • Coordonner la répartition des différents postes de travail entre les bénévoles pour pouvoir compter sur :
    • Des responsables de rayons en nombre suffisant et qui gardent leur poste de travail pendant toute la durée du tri ou de la vente.
    • Une responsable de l’accueil et de la réception des clients à l’entrée du magasin.
    • Un chauffeur, à moins que ce dernier ne soit déjà inscrit avec cette responsabitlié dans l’agenda.

 

  • Garantir la compréhension et le respect des différentes consignes concernant :
    • Le tri de la nourriture (voir points 1 & 2 ci-dessus pour proposer ou non à la vente, congeler ou non, proposer pour les confitures, répartir le pain, etc…)
    • Le contrôle des aliments (voir ci-dessus les dates de consommation et les possibles exceptions)
    • L’ouverture ou non du congélateur les soirs de vente avec la nécessité de donner la priorité aux produits réfrigérés plutôt que congelés.
    • Les décisions concernant les situations particulières ; déterminer les exceptions et assumer les décisions prises.
  • Accepter les fiches des nouveaux clients ou les changements de situation :
    • L’acceptation définitive nécessite la signature d’un contrat et en cas de doute, un membre du comité est sollicité.
    • Les modifications de contrats, par exemple le nombre de bénéficiaires, devra recevoir l’aval d’un membre du comité, voire du comité. En situation d’urgence, la décision de la responsable de soirée sera valable jusqu’à ce que le bureau ou le comité se positionne. Les clients sont informés de cette situation.

 

  • Prendre le soin d’accueillir et de former les bénévoles débutantes. Il est aussi possible de déléguer cette responsabilité de formation.

 

  • Veiller à communiquer dans le « carnet de transmission » les informations nécessaires à la bonne marche des soirées à venir.

 

  • Informer en cas d’incompréhension répétée ou de litige important les personnes concernées qu’elle sont invitées à prendre contact directement avec la responsable de la planification ou le responsable organisationnel pour solliciter une médiation.

 

  • Organiser à la fin de la distribution les rangements et la préparation des caisses d’aliments pour l’AJAM.

 

  • Se charger 20 mn avant la fin estimée du travail de prévenir l’AJAM et à l’arrivée de leur chauffeur lui remettre les caisses qui leur sont destinées.

 

  • Contrôler lors de chaque soirée les différents appareils et les locaux :
    • Contrôler la température des frigos et des congélateurs à +5 degrés et -18 degrés ; Compléter le tableau des relevés de températures apposé sur chaque appareil en prenant en considération les directives du responsable technique.
    • Organiser le nettoyage régulier des appareils et compléter la fiche apposée sur chaque appareil.
    • Vérifier en fin de soirée l’état de propreté des locaux et de l’infrastructure et organiser les nettoyages en conséquence.

 

  • Contrôler les installations électriques, les poubelles, les cendriers et les bougies, de même que l’accès aux grilles de refroidissement des frigos et des congélateurs.

 

  • Contrôler à la fin des nettoyages tout le matériel et assurer son rangement (tables, caisses, chariots, sacs de déchets, caisses de pain).

 

  • Organiser l’évacuation des déchets biodégradables et du pain pour les animaux, du carton, du pet ainsi que des sacs taxés à la déchetterie locale. Cette tâche est à effectuer uniquement en cas d’absence du responsable récupération.

 

Afin de répondre à une éventuelle situation de crise, comme par exemple un incendie, la responsable de la soirée rassemblera toutes les personnes présentes en zone de sécurité et veillera à ce que personne ne manque à l’appel. Elle avertira immédiatement les pompiers en appelant le No 118.

b. La responsable de rayon

La mission principale de cette responsable consiste à organiser la vente des produits, à  les mettre en valeur du mieux possible et à équilibrer la quantité de produits pour la semaine ou le mois à venir.

  • D’entente avec le chauffeur, elle complète son offre en cours de vente, en particulier avec la marchandise de la seconde tournée. Elle sera attentive à organiser et réguler la vente en fonction du nombre de clients de la quantité de denrées à vendre, afin de répartir et partager au mieux les produits jusqu’à la fin de la vente. Dans cette organisation, elle n’est pas tenue de prendre en considération la marchandise qui sera remise ensuite en fin de soirée à l’AJAM.
  • L’accueil et le conseil à la clientèle nécessite du respect et de la discrétion, bref une bonne dose de psychologie, en particulier lorsqu’il s’agit de gérer une situation complexe avec par exemple une forte affluence et peu de marchandises à disposition. La responsable peut ainsi être amenée à ne pas entrer en matière sur toutes les demandes des clients, notamment lorsque les exigences semblent démesurées ou incompréhensibles.
  • Lorsqu’il y a beaucoup, voire trop de marchandises, il est conseillé de mettre une parties des denrées congelables dans le frigo vitré afin de pouvoir compléter par la suite la réserve de produits congelés en vente. Il est aussi recommandé, en vue d’équilibrer l’offre sur la semaine ou sur le mois, de fermer l’accès au congélateur durant la vente lorsque le frigo est particulièrement richement achalandé en denrées.
  • Lorsque la responsable de rayon est également cliente, elle se fait remplacer à son poste le temps de faire ses achats.

c. La responsable de l'accueil en salle

Le rôle principal de cette responsable consiste à ouvrir les portes, à recevoir les clients, à discuter avec eux s’ils en ont envie, à les informer du fonctionnement de la petite épicerie. La personne s’installera dans les locaux de manière à pouvoir bien recevoir les clients.

  • Horaire pour l’ouverture des portes :
    • Les mardis et jeudis, la responsable ouvrira les portes à 19h35.
    • Le samedi, l’ouverture est prévue à 17h50.
  • L’installation du cendrier et, en fonction de la saison, de la lanterne à l’extérieur, signale l’ouverture officielle du lieu
  • Organisation de la vente :
    • Afin de tenir l’horaire, la responsable établit les nouveaux abonnements après avoir accueilli les clients habituels.
    • Détermination de l’ordre de passage de la clientèle par tirage au sort : A 19h45 les mardis et jeudi et à 18h00 les samedis, la responsable brasse les cartes clients ; elle fait couper à une des personnes présentes, inscrit l’ordre de passage au tableau et commence à appeler les clients dans l’ordre du tirage au sort. Pour les personnes arrivant en retard, ou après le début du tirage au sort, la responsable ajoute leur carte en fin de liste mentionnée au tableau d’affichage.
    • Nouvelle carte d’abonnement : il est important de compléter chaque rubrique de l’abonnement avec le client et de préciser le nombre de personnes concernées par l’abonnement en question.
    • Oubli de l’abonnement : le client achète une carte journalière au prix de 1.–.
    • Perte de l’abonnement : un duplicata est établi et le nombre de passages restants est vérifié sur la base de la dernière date d’achat.
    • Modification du nombre de bénéficiaires sur la carte abonnement : tout changement est discuté avec la responsable de soirée ou si la situation est complexe avec le comité. En principe, la décision communiquée par la Caisse de compensation est déterminante.

 

  • Inscription des nouveaux clients :
    • Pas de participation au tirage au sort. Il sont invités à patienter un peu.
    • Information : Lorsque la vente à débuté, la responsable de l’accueil prend le temps, en accord avec la responsable de soirée, de les informer du fonctionnement de Au P’tit Plus, et de les inviter à prendre connaissance des conditions d’accueil en lisant leur future éventuel contrat.
    • Établissement de la carte client : après signature du document, la carte est complétée et glissée en fin de la pile du jour.
    • Aide d’urgence : Si une personne vient sans être en mesure de transmettre des informations ou documents clairs, en particulier au sujet du subside en matière d’assurance maladie, il lui sera précisé que son abonnement est provisoire. Une annotation sur son abonnement précisera le caractère provisoire de sa situation. Pour rappel, les nouveaux contrats ou les modifications de contrats sont discutés avec un membre ou avec le comité.

 

  • Classement dans le classeur bleu « comité » : tous les nouveaux contrats et les modifications de contrats doivent être rassemblés dans ce classeur.
  • Tenue de la caisse :
    • Encaissement du prix de l’abonnement : lors de l’encaissement, il s’agit d’inscrire chaque montant dans le cahier de caisse en mentionnant le nom du client et son numéro de client.
    • Don ou autre versement : chaque montant est mentionné avec le nom de la personne qui a effectué le versement
    • Paiement : comme pour les versements, tous les retraits sont précisément mentionnés avec le nom du fournisseur.
  • Fin de la vente : Les clients bénéficiaires sont invités à ranger les chaises. .

d. La responsable de la réception du magasin

Cette fonction peut être cumulée avec celle de responsable de l’accueil en salle. En fonction du nombre de bénévoles présentes, on peut distinguer les deux responsabilités.

Dans ce cas, la personne est chargée de :

  • Inscrire le numéro du client sur la liste récapitulative à disposition (meuble administration).
  • Compléter la carte abonnement en inscrivant la date du jour et ses initiales, avant de la remettre aux clients.

Assurer la fluidité dans le magasin en avertissant la responsable de l’accueil qu’une place est libre. En général, on propose au client de se rendre au premier poste lorsque le client précédent a passé le frigo de vente.

6. Les conditions pour être client

  • La personne bénéficiaire vient à l’épicerie pour ses propres achats.
  • Elle a droit au subside cantonal pour le paiement de ses primes assurance maladie et remet à une copie de la décision de la Caisse de compensation ou sa carte culture.
  • Elle est domiciliée sur le territoire géographique des Franches-Montagnes, les Reussilles et La Ferrière y compris.

7. Le « carnet de transmission »

Ce carnet est prévu pour permettre à la « responsable de la soirée » de communiquer des informations à la responsable de la soirée suivante , qui à son tour, reportera les informations utiles concernant les soirées à venir.

Le carnet est également utilisé pour l’inscription des achats à prévoir.

  • La « responsable de la planification » prendra soin, à la fin de son mandat hebdomadaire, de relever les informations qui doivent être transmises à qui de droit et fera « remonter » l’information au comité en cas de besoin. Dans certaines situations, une note mentionnée dans le classeur comité peut suffire.
  • La personne responsable des achats consultera régulièrement le « carnet de transmission » pour les achats et elle complètera la liste en faisant son propre contrôle, et sera ainsi en mesure de procéder à l’acquisition du petit matériel tel que : gants, papier-ménage, sacs à poubelle, sirop, gobelets, café, feutres indélébiles, sucre pour les confitures etc…
  • Pour un achat en urgence, le chauffeur peut s’arrêter au magasin durant sa tournée. Les tickets de caisse doivent être signés et mis dans la caisse (voir ci-dessus). La responsable de la soirée ou la responsable des finances du soir procédera au remboursement des frais en précisant sur le ticket « payé » et en passant une écriture dans le cahier de caisse.
  • Le compte à la Librairie des Franches-Montagnes peut être utilisé exclusivement par un membre du comité ou par la responsable des petites fournitures ou le responsable technique.

8. Récapitulatif des activités à faire en fin de vente

La présente liste n’est pas exhaustive et propose toute une série d’activités à réaliser avant de fermer la petite épicerie.

Les bénévoles contrôleront que:

  • la poubelle des toilettes ne contient pas de déchets comme par exemple des verres en plastique.
  • le coin lavabo de la commune doit être propre et sec ; au besoin il faut passer un coup de serpillère.
  • rien ne traîne dans le local de vente ou la salle d’accueil.
  • les objets oubliés sont conservés pour être rendus à leur propriétaire ; si possible les identifier avec une mention sur un scotch beige
  • les déchets soient rassemblés pour le conditionnement.
  • la vaisselle de service soit faite et rangé dans le tiroir au fond du meuble bleu.
  • les linges seront mis à sécher.
  • le coin derrière la penderie doit être rangé.
  • les tables du local de vente et de la salle sont nettoyées avec du produit-vaisselle.
  • la machine à café doit être débranchée, le réservoir vidé, de même que le bac de récupération.
  • le lait et la crème seront rangés au fond du frigo vitré.
  • les thermos seront laisses ouverts pour le séchage.
  • le chariot sera nettoyé.
  • les bouteilles d’eau plate sont complétées avec de l’eau du robinet et sont rangées à leur emplacement habituel.
  • la bouilloire d’eau doit être vidée et débranchée.
  • le local doit être balayé, aspiré et le samedi avec l’aspirateur à eau.
  • le cendrier doit être vidé dans le seau en métal et remis en place sur la table vitrée ronde de la salle d’accueil.
  • le filtre de l’aspirateur doit être nettoyé le samedi, tandis qu’il s’agit de remplir le réservoir gris d’eau tiède avec une tombée de savon noir liquide. Attention à ne pas rincer le bac de l’aspirateur à eau dans le lavabo car ça le bouche ; on peut vider dans les égouts extérieurs.
  • les caisses vides doivent être remises en place en évitant. d’encombrer la grille du congélateur vitré. Migros utilise parfois une même caisse que Coop et si c’est le cas, il est utile de lui mettre un scotch beige avec la mention Migros et la mettre en évidence pour le retour.
  • les bacs à fleurs seront vidés et les gris seront mis avec les caisses de la Coop pour être redonnés le lendemain. Les bacs noirs sont mis de côté et mis à disposition des bénévoles qui les souhaitent.
  • le cône orange pour réserver la place du bus ne doit pas être oublié à l’extérieur.
  • le frigo vitré doit être fermé.
  • le frigo rouge : il s’agit de vérifier avec la responsable de soirée s’il est nécessaire de mettre en route le circuit et si oui il faut le recouvrir de planches beiges.
  • tous les frigos doivent fonctionner tandis que tous les appareils inutilisés sont débranchés.
  • les seaux blancs contenant de la marchandises sont fermés, de préférence avec des couvercles blancs identifiés « compost » et « animaux ».
  • la baladeuse du congélateur vitré doit être éteinte sur la multiprise
  • la lumière dans les toilettes : doit être éteinte.
  • la marchandise passée de date est disposée sur la table à côté du frigo et peut être partagée entre les bénévoles. Ce dont personne ne veut est jeté.
  • avant de fermer les locaux, il faut s’assurer qu’aucune bénévole n’ait rien oublié. Le chauffeur ferme le local de vente et la porte d’entrée du local de la commune.
  • il se rend au garage avec le bus et dépose le trousseau  dans le boîtier à numéro prévu à cet effet.